Отдел документационного обеспечения (далее – ОДО) является самостоятельным структурным подразделением университета, в состав которого входит архив. Отдел создан приказом ректора университета от 01.03.2019 № 316 путем реорганизации структурного подразделения университета – канцелярии. В состав отдел документационного обеспечения входит архив университета.
Основными задачами отдела документационного обеспечения являются
- Формирование полноценного документационного фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности университета.
- Руководство, координация, контроль и реализация работ по функционированию в университете управления автоматизированной системы документационного обеспечения управления.
- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с электронными документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормами.
- Сокращение бумажного документооборота, количества форм документов и увеличение количества автоматизированных рабочих мест ведомственной системы электронного документооборота.
- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в университете, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной оргтехники.
- Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению, в том числе через систему межведомственного электронного документооборота.
- Организация правильного учета и регистрации корреспонденции.
- Обеспечение контроля за исполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства университета и обращений граждан и юридических лиц.
- Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования, образующихся в деятельности университета документов и дел, законченных делопроизводством.
- Осуществление контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях университета.
- Совершенствование форм и методов работы с документами.
Штатный состав отдела документационного обеспечения и контактная информация
Начальник отдела документационного обеспечения – ПАЛИЙ Нина Владимировна (каб. 2-17) тел. 51-00-74 факс 51-00-71
Инспектор – КОНЧИЦ Нина Михайловна
Инспектор – КИРЕЕНКО Анна Олеговна
Зав.архивом – ЛЯЛЮХОВА Ирина Сергеевна ( каб. 0-41) тел. 51-00-56
Архивариус – ДАВЫДЕНОК Юлия Сергеевна
Общие положения
1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным подразделением учреждения образования «Гомельский государственный университет имени Франциска Скорины» и подчиняется непосредственно первому проректору.
2. Отдел документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется:
- законодательством Республики Беларусь;
- Уставом университета;
- организационно-распорядительными и нормативными документами университета;
- правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы и Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь;
- другими действующими нормативами документами по вопросам документооборота; положением об отделе документационного обеспечения;
3. Деятельность работников отдела документационного обеспечения регламентируется должностными инструкциями, которые предусматривают распределение работ в зависимости от сложности выполнения и квалификации исполнителей.
4. Отдел документационного обеспечения имеет круглую печать с обозначением своего наименования, а также печати и штампы для осуществления операций, входящих в его компетенцию.
Отдел документационного обеспечения имеет право
-
Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений университета выполнения установленных правил работы с документами.
-
Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы отдел документационного обеспечения в пределах своей компетенции.
-
Проводить проверки работы с документами в структурных подразделениях университета.
-
Ставить на контроль исполняемые в университет документы, определять необходимые контрольные сроки исполнения.
Основные направления и результаты деятельности
-
Прием, обработка, регистрация, учет, доведение до руководства и подразделений университета входящих и внутренних документов, контроль за их исполнением, отправка исходящих документов.
-
Разработка и внедрение инструкций, положений и других нормативных и методических документов, регламентирующих делопроизводство в университете.
-
Рассмотрение организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству, с целью контроля за правильностью их оформления.
-
Разработка сводной номенклатуры дел.
-
Разработка и проектирование бланков документов и участие в разработке печатей.
-
Контроль за работой с документами в структурных подразделениях университета. Проведение совещаний и консультаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела документационного обеспечения.
-
Организация работы с обращениями граждан в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
-
Проставление печатей и штампов на документах.
Архив
В своей работе архив руководствуется законодательными актами Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела, инструкциями, приказами, методическими рекомендациями Государственной архивной службы и Госстандарта Республики Беларусь, приказами и распоряжениями ректора университета, инструкцией по делопроизводству, положением об архиве.
Основные задачи архива
- Прием, регистрация. Систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.
- Комплектование документами, образовавшимися в процессе деятельности структурных подразделений университета, законченных делопроизводством.
- Учет и создание научно-справочного аппарата, организация работы использованию документов, хранящихся в архиве.
- Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования. Подготовки и сдачи дел в архив.
- Контроль за формированием дел в делопроизводстве университета.
Образцы документов
Образец акта
Образец приказа
Образец письма
Образец распоряжения
